本配属から1ヶ月、新卒社員が学んだこと
こんにちは！
びーやんのブログにようこそです。
我々新卒社員が各部署に配属になって早1ヶ月が経ちました。この1ヶ月は本当に余裕がなく、毎日必死すぎて気がついたら金曜日になっていて、曜日感覚がなくってしまうほどでした。一方で日々勉強勉強の必要性を感じた1ヶ月でもありました。今回は本配属になって1ヶ月で、新卒社員的視点から大切だなと思ったことを4つ書いていきます。
必要情報の管理
メールに添付されてあるのかあるのか、それともすでにジョブフォルダに格納されているのか。社員さんによって全く違っていて、上司の方が不在の時に違う上司の方に入ってもらって業務を進めていたのですが、うまく引き継ぎが出来ておらず、必要な情報を違う上司の方と自分で探すという作業から入る非効率的な状況でした。しかも運が悪いことにその業務は納期が迫っているものでしたので、有給休暇中の上司に何度もメールでやり取りをするという有様。今回は他の上司の方が間に立って対応してくださったので、最悪のケースを防ぐことはできましたが、これは死活問題になりかねないものでしたたし、情報共有の大切さを認識させられた事案でした。今回はただ左から来た情報を右に受け流すマシーンになってしまいましたので、一つ一つの情報に意味を持たすことができなかったので、このようなトラブルを招いてしまいました。もうメールとジョブフォルダとスカイプを行き来するのはもうたくさんです。
仕事の締め切り日時の重要性
今朝伝えた仕事完了した？ 頼んどいた資料どこのフォルダにあるの？とよく上司の方から言われその度にすみません忘れてましたすみませんと伝えるやりとりが続き、自分のジョブ管理の至らなさが露呈してしまいました。これをすると上司の方の予定も狂ってしまうんですよね、これにより納品物に遅れや質の低下を誘発すると大変です。でもわかっちゃいるけどミスをしてしまうんですよねということで上司の方と相談しやることリストを作成し出勤時と退勤時にoutlookのメールで情報共有することにしました。これで情報の抜け漏れ、認識の違いを防げるようにしています。まだまだ100%ではないので仕事に対する意識・責任感を持って、精度を高めていきます。
エクセル・パワポを使いこなす
特にエクセルを使いこなすことは仕事を早く終わらせるために絶対必要になります。自分は学生時代パソコンに触るといえば、レポート書くときにワードを、発表の時にパワポを、エクセルは全く使わないという状況でした。これはスマホ世代に通ずるものがあるようで、上司の方に
最近の若い人はスマホに慣れてるけど、パソコンには慣れてないから、そこはしっかり認識しとかないと変な報告を上に上げてしまいかねないよね
とため息交じりに伝えられました。つまり、自分のパソコンの出来なさを闇に指摘されたわけですが、同時にこういった理解がある人の下に就けたことは良かったなと思いました。エクセルは使いこなせて当然と思っている人の下に就くと、求められているレベルが高すぎてストレスを感じてしまうので。。。もちろん早くエクセルの機能は使いこなせるように練習していきます。先輩社員の方のエクセル作業を見ているととてつもなく早く、そこからグラフを作成しパワポに活用していく。地道な作業から一気にアウトプットまで持っていくプロセスが一瞬で行われていて、次々と業務を完了させていく姿に憧れを抱きました。そうなるために業務を通して練習していきます。
時間感覚を保つ
びーが務めている会社は外資系企業ということもあり海外とのやりとりが多いんですよね、しかも日本はアジア圏で一番早く始業をするので、すると必然と海外時間に合わせて仕事を調整するようになり、退勤時間が遅くなってしまいました。受け身に連絡を待つのではなく、あらかじめ想定される返事を予測してすぐにボールを返せる用意をしておく、素早く返信するとその返信も早くなって結果的に１日の仕事が早く終わるんですよね。また、連絡を待っている間も他の業務を同時並行で行うことによって業務を終わらすこともできますし。
これから
まず1年目はオペレーション周りを覚えること、業務の中で外部と連絡を取って情報を集め、整理する。業務を円滑に回すために自分が仲介役になること。それを完璧にして、次に上司の指示なく業務を回していくこと、つまり損益分岐点を早く超えること。こういった流れで業務に従事していきます。そのためには、仕組みを統一できるようなシステムを作っていければと思っています。誰が休んでも同じようなプロセスをたどって同じ品質の成果物が得られるという全員野球が自然とできる仕組みです。一人に責任が重くのしかかり、その人がいなければ業務が回らないという状況は不健全ですので。
では、本日はこの辺りで
お疲れ様でした。
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