社内稟議に通る稟議書に必要な要素とは？
お疲れ様です
びーのブログにようこそです。
皆さんは社内で導入したいサービスを取り入れるために、社内向けに稟議書を作成したことはありますか？ 稟議書の作成には多大な手間がかかり、社内稟議を通すためには最低限必要な記載項目があります。良いサービスを見つけ嬉しくなり、すぐにでも導入しようと社内稟議書には、そのサービスを導入するメリットについてのみ記載し、まるでただの嘆願書のようになってしまっていませんでしょうか？
今回は社内稟議で、上長に門前払いされない稟議書の作成方法について書いていきます。
社内稟議とは...
“社内稟議” なんて言う言葉を聞くことがあると思いますが、導入を検討されているお客様に対して、社内稟議にかける手間を軽減していただくために、稟議書の雛形を作成し、送付させていただいております。
これにはもちろん導入を検討されているお客様に対して、弊社のサービスの導入を前向きに進めてもらうための施策でもあります。例えば、A社とB社のサービスの導入に悩まれていたとして、稟議書の雛形が用意されているか否かで、プラスの判断材料に "稟議書作成の手間が省ける"という最強の文句を加える事ができるんです。なぜ稟議書作成が手間かと言いますと、それは上長に示さなければならない項目が非常に多いからなのです。
稟議書を作成する際に盛り込まなければならない点は主に5つ
目的
「外部サービスや商品を導入する目的」
主にコスト削減や時短などなどそのツールを導入する目的を盛り込みます。
選定理由 (同等の商品との比較優位性など)
「数多くある競合サービスからなぜそのサービスを選んだのか？」
価格重視？品質重視？何をそのサービスに求めているのか？を記載する。
ここでは他社サービスと比較してなぜこのサービスを導入するのかを記載します。特に金額面での優位性を主張できると良いです。
費用対効果
「その商材・サービスを導入した際に得られる会社への貢献度」
会社は組織ですから、組織経営にとってプラスであることを証明できる内容を記載する必要があります。
例）
この作業にかかっている人件費がこのぐらいで月にo万年である、一方でこのツールは月額o万円である。このツールを導入することで作業時間がなくなるので、月にo万円の削減が出来る。
導入した際のリスク
・その商材・サービスを導入した際に起こりうる障害・損害
ここでは上長などから指摘されそうなサービス・商材の問題点を記載するところです。
以下に具体例を記載しています。
リスクに対する回避策
・上記で示した、"商材・サービスを導入した際に起こりうる障害・損害"などの懸念材料をいかに払拭するだけの根拠を示すことができるのか？
これが肝です。ここはわかりやすくかつ簡潔に示さなければなりませんので、
”導入した際のリスク” と ”リスクに対する回避策”
は一問一答形式の方が見やすいです。 以下が具体例です。
例）
| 導入した際のリスク |
a.初期費用が必要なのではないか？ b.ooではないのか？ |
| リスクに対する回避策 |
a’.初期費用は一切必要なし b’.ooではない、なぜなら~ |
最後に
以上の5つの点を、もれなく盛り込まなければしなければ、上長の方や経理担当の方からハンコをもらうことはできません。(ドラマとかでよく見る決済箱に入ってる書類に押されているハンコたちですね) 自分の作業を効率化できるビジネスツールがある、何としても導入して負担を減らしたいと思っても、稟議書が通らななければ導入することはできません。
また、逆に営業の立場としてみれば、
「とりあえずサービスを導入してみようかな.... 他社サービスと迷ってるんだけどどうしようかな...」
という超絶有効リードを、稟議書の雛型という奥の手を使い成約にまで導き、クロージングをさせるのが営業の醍醐味とも言えるんです。その醍醐味はセールスインターンをしていてとてもやりがいに感じられる点かと思います。実際に社内稟議まで頑張ってこぎつけ、稟議書が通らなかったとしても、その頑張ってくれた営業の方とはこれから何かあれば、協力し合える関係になりますので。
では！
失礼いたしました。
参考URL: 議事録・稟議書・契約書の書き方 実務マニュアル
長期インターンシップに挑戦してみたいという方は以下に主なインターンサイトのURLを載せてみましたので、興味のあるサイトに登録してみてください。貴方にあったインターン先が見つかることを祈っております。 ＜参考URL＞ゼロワンインターン（オススメ！）01intern.com JEEK(ジーク）jeek.jp WANTEDLY www.wantedly.com InfrAwww.in-fra.jp キャリアバイトcareerbaito.com
にほんブログ村