本配属から1ヶ月が経過、新卒社員が学んだこと
こんにちは！びーやんです。
我々新卒社員が各部署に配属になって早1ヶ月が経ちました。この1ヶ月はマジで余裕がなく日々勉強勉強の必要性を感じた1ヶ月で毎日必死すぎて気がついたら金曜日になっていて、曜日感覚がなくってしまうほどでした。今回は本配属になって1ヶ月で、新卒社員的視点から、業務を行う上で大切だなと感じたことに関して書いていきます。
必要情報の管理
メールに添付されてあるのかあるのか、それともすでにジョブフォルダに格納されているのか。社員さんによって全く違っていて、上司が不在の時に違う上司の方に入ってもらって業務を進めていたのですが、うまく引き継ぎが言っておらず、必要な情報を探すという作業から入る非効率的な状況でしたし、その業務には納期の迫っているものでしたので、死活問題になりかねないものでした。
仕事の締め切り日時の重要性
今朝伝えた仕事完了した？ 頼んどいた資料どこのフォルダにあるの？とよく上司の方から言われその度に、すみません忘れてました、すみません。。。と伝えるやりとりが続き、自分のジョブ管理の至らなさが露呈してしまいました。これをすると上司の方の予定も狂ってしまうんですよね、これにより納品物に遅れや質の低下を誘発すると大変です。でもわかっちゃいるけどミスをしてしまうんですよねということで上司の方と相談しやることリストを作成し出勤時と退勤時にoutlookのメールで情報共有することにしました。これで情報の抜け漏れ、認識の違いを防げるようにしています。まだまだ100%ではないので仕事に対する意識・責任感を持って、精度を高めていきます。
エクセル・パワポを使いこなす
特にエクセルを使いこなすことは仕事を早く終わらせるために絶対必要になります。自分は学生時代パソコンに触るといえば、レポート書くときにワードを、発表の時にパワポを、エクセルは全く使わないという状況でした。これはスマホ世代に通ずるものがあるようで、これは上司の方に言われたのですが、
最近の若い人はスマホに慣れてるけど、パソコンには慣れてないから、そこはしっかり認識しとかないと上に変な報告を上に上げてしまいかねないよね
つまり、自分のパソコンの出来なさを闇に指摘されたわけですが、上の世代の方からするとスマホがない時代は必死にパソコンを覚えようと必死に努力をしていたんですよね、それでデジタルネイティブ世代と言われる私たちの世代が入社すると、自然にパソコン作業は完璧なのでは？という実態とはちがう認識をされてしまうんですよね。いくら幼少期から身近にデジタルデバイスがあった世代だからと、何でもできると思われ、ハードルを上げられてしまってはたまったものではありません。自分の場合は世代間の差に理解がある人の下に就けたことは良かったなと思いました。エクセルは使いこなせて当然と思っている人の下に就くと、求められているレベルが高すぎてストレスを感じてしまうので。。。もちろん早くエクセルの機能は使いこなせるように練習していきます。
時間感覚を保つ
外資系企業ということもあり海外とのやりとりが多いんですよね。しかも日本はアジア圏で一番早く始業をするので、すると必然と海外時間に合わせて仕事を調整するようになり、退勤時間が遅くなってしまいました。これは不可抗力であるので仕方が無いのですが、逆に海外とのやりとりがないときでも遅くまで残業してしまうということはないように心掛けないとだなと思いました。遅くまでオフィスにいることを前提に仕事を進めているとすごく効率が悪いんですよね、どこかで海外とのやりとりがあるからと残業する言い訳を作っている側面があるような気がします。
あらゆる仕事には色々な人が案件に関わっているということもあり、常に情報に溢れ、錯綜しています。人間が処理できるデータ量は限られていますので、ここのデータに意味を付与する必要があります。このデータは誰が送ってきて、誰のために使用するデータなのか、つまり１つ１つ情報に意味を持たせなければなりません。今の自分は、ただ左から来た情報を右に受け流すマシーンとして誰かの指示を待つだけの存在です。
これから
まず1年目はオペレーション周りを覚えること、業務の中で外部と連絡を取って情報を集め、整理する。業務を円滑に回すために自分が仲介役になること。それを完璧にして、次に上司の指示なく業務を回していくこと、つまり損益分岐点を早く超えること。こういった流れで業務に従事していきます。そのためには、仕組みを統一できるようなシステムを作っていければと思っています。誰が休んでも同じようなプロセスをたどって同じ品質の成果物が得られるという全員野球が自然とできる仕組みです。一人に責任が重くのしかかり、その人がいなければ業務が回らないという状況は不健全ですので。上司が不在の時に違う上司の方に入ってもらって業務を進めていたのですが、うまく引き継ぎが言っておらず、必要な情報を探すという作業から入る非効率的な状況でしたし、その業務には納期の迫っているものでしたので、死活問題になりかねないものでした。
では本日はこの辺りで失礼いたします。
<参考URL>
にほんブログ村